Betriebskostenabrechnung: Private Vermieter müssen sich sputen

Last-Minute-Tipps von Haus & Grund

Die meisten privaten Vermieter rechnen die Betriebskosten mit ihren Mietern nach dem Kalenderjahr ab. Das heißt: Jetzt wird die Zeit knapp, falls die Abrechnung für das Jahr 2017 noch nicht erfolgt ist. Denn diese muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2018 vorliegen.

Fristverstoß geht zu Lasten des Vermieters

„Geht die Abrechnung nicht fristgerecht ein, kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr verlangen“, warnt Rechtsanwalt Ralf Schönfeld, Verbandsdirektor von Haus & Grund Rheinland-Pfalz. Das Problem bei einer knappen Zustellung: Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang nachweisen.

„Es ist also nicht damit getan, das Schreiben am Silvesterabend in den nächsten Briefkasten zu werfen, nicht einmal in den des Mieters“, sagt der Haus & Grund Experte. An Silvester nämlich wird in aller Regel (wenn überhaupt) nur am Vormittag gearbeitet. Der Mieter hat also keine Möglichkeit, die Abrechnung rechtzeitig zur Kenntnis zu nehmen. Nicht einmal auf die Post kann sich der Vermieter berufen: Eine verzögerte Zustellung wird ihm selbst zugerechnet.

Schönfelds Tipp: „Wer erst kurz vor Toresschluss mit der Abrechnung fertig wird, sollte sicherheitshalber das Schreiben persönlich übergeben und sich den Eingang quittieren lassen. Möglich ist es auch, einen Boten mit der Zustellung beauftragen, der diese dann bezeugen kann.“

Frist gilt auch bei einer Eigentumswohnung

Vermieter von Eigentumswohnungen stehen eventuell vor dem Problem, dass ihnen die Abrechnung ihrer Wohnungseigentümer-Gemeinschaft (WEG) noch nicht vorliegt, die eigentlich die Grundlage für die Abrechnung mit dem Mieter bildet.

Wichtig: Das führt nicht zu einer Fristverlängerung, hat der Bundesgerichtshof klargestellt (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15). „Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss gegenüber dem Mieter grundsätzlich auch dann innerhalb eines Jahres über die Betriebskosten abrechnen, wenn die Wohnungseigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben“, erklärt der Verbandsjurist. Was also tun?

Ganz normal abrechnen, rät Schönfeld mit Verweis auf eine weitere BGH-Entscheidung (Beschluss von 14. März 2017, Az. VIII ZR 50/16). Danach kann der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter nämlich auch dann wirksam erstellen, wenn die WEG-Versammlung die Jahresabrechnung noch nicht genehmigt hat.

Für die Abrechnung gilt die tatsächliche Wohnfläche

Im Zusammenhang mit der Betriebskostenabrechnung hat das oberste deutsche Gericht vor kurzem noch ein wichtiges Urteil gefällt – und zwar zum Thema Wohnfläche (Urteil vom 30. Mai 2018, Az. VIII ZR 220/17). „Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es jetzt auf die tatsächliche und nicht auf die vereinbarte Wohnungsgröße an“, erläutert Ralf Schönfeld. Früher hatte der BGH die vereinbarte Wohnfläche für maßgeblich erklärt, sofern diese nicht mehr als 10 Prozent von der tatsächlichen abwich.

Bei Fragen rund um die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen hilft der örtliche Haus & Grund Verein gerne weiter. Dort, so der Verbandsdirektor, erhalten Mitglieder auch Hinweise, was zu beachten ist, damit eine Betriebskostenabrechnung nicht formell fehlerhaft wird oder wie man die Betriebskosten in der Abrechnung aufschlüsseln muss.

Mehr Infos zum Thema: Merkblatt zu Betriebskosten

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